Koszt wakatu policzony - co sprawdzić dalej?
Wynik najlepiej zestawić z pełnym kosztem zatrudnienia osoby na tym stanowisku. Dzięki temu łatwiej ocenić, ile kosztuje dalsze pozostawienie wakatu względem kosztu utrzymania etatu po zatrudnieniu.
Jak obliczyć koszt wakatu?
Nie ma jednej obowiązkowej formuły dla każdej firmy. Ten kalkulator rozdziela koszt na dwie części: utraconą wartość ekonomiczną stanowiska oraz dodatkowe koszty utrzymania pracy podczas wakatu.
Utracona wartość = (roczna wartość stanowiska / dni robocze w roku) × dni wakatu × procent utraconej wartości.
Koszt wakatu = utracona wartość + nadgodziny + zastępstwo tymczasowe + opóźnienia/utracone zlecenia + inne koszty.
Co wpisać jako wartość ekonomiczną stanowiska?
Najlepiej użyć wartości, którą firma potrafi powiązać z daną rolą: przypisanej marży, wartości obsługiwanych projektów, wartości produkcji, sprzedaży lub innej miary wpływu na wynik. Nie musi to być wynagrodzenie pracownika.
Jeżeli część obowiązków przejmuje zespół, ustaw procent utraty poniżej 100%. Przykładowo 60% oznacza założenie, że 40% wartości pracy jest czasowo odzyskiwane przez innych pracowników lub organizację procesu.
Wskazówka od KalkulatorXXL
Przy trudnym do oszacowania stanowisku policz co najmniej dwa scenariusze, np. 30% i 70% utraty wartości. Różnica pokaże, jak bardzo końcowy koszt zależy od przyjętego założenia zamiast tworzyć pozornie dokładną jedną kwotę.
Jakich kosztów nie pomijać podczas nieobsadzonego stanowiska?
W praktyce wakat może powodować nadgodziny, koszt pracowników tymczasowych lub kontraktorów, obciążenie managera i zespołu, przesunięcia projektów oraz utracone przychody lub marżę. SHRM w materiałach dotyczących kosztów wakatu wskazuje m.in. koszty pracowników tymczasowych, nadgodzin i utraconej produktywności.
Nie każdy składnik pojawi się w każdej firmie. Najważniejsze jest zachowanie tej samej metodologii w kolejnych analizach i unikanie podwójnego liczenia tej samej straty.
Przykład: 40 dni nieobsadzonego stanowiska
Załóżmy roczną wartość stanowiska 240 000 zł, 250 dni roboczych i 60% utraty wartości. Wartość stanowiska na dzień to 960 zł, a szacowana utrata to 576 zł dziennie. Przez 40 dni daje to 23 040 zł.
Po dodaniu 5 000 zł nadgodzin, 4 000 zł zastępstwa tymczasowego, 1 000 zł kosztów opóźnień i 500 zł innych kosztów łączny koszt wakatu wynosi 33 540 zł, czyli 838,50 zł na dzień.
Koszt wakatu a koszt rekrutacji - to nie jest to samo
Koszt wakatu opisuje ekonomiczne skutki pozostawienia stanowiska bez obsady. Cost per Hire opisuje koszt samego procesu pozyskania i zatrudnienia pracowników, np. ogłoszeń, agencji, ATS oraz czasu rekruterów i managerów.
W analizie biznesowej te wartości mogą być używane razem, ale nie należy mieszać ich w jedną kategorię bez jasnej definicji. Pozwala to oddzielić pytanie „ile kosztuje rekrutacja?” od pytania „ile kosztuje czekanie na obsadzenie stanowiska?”.
Ograniczenia kalkulatora kosztu wakatu
Największą niewiadomą jest wartość ekonomiczna roli i część tej wartości, która rzeczywiście przepada. W stanowiskach sprzedażowych lub produkcyjnych łatwiej przypisać mierzalny wynik niż w rolach wspierających, administracyjnych czy strategicznych.
Kalkulator nie wycenia automatycznie morale zespołu, jakości, ryzyka odejść kolejnych osób ani kosztu przeciążenia managera. Jeżeli takie skutki można wiarygodnie wycenić, dodaj je jako „inne koszty”.
Źródła i założenia modelu
W materiałach SHRM dla okresu wakatu wymieniono m.in. koszty pracownika tymczasowego lub kontraktowego, nadgodzin oraz utraconej produktywności współpracowników i przełożonych.
Źródło: SHRMAIHR zwraca uwagę, że dłuższy czas obsadzenia może zwiększać m.in. nadgodziny, obciążenie osób przejmujących pracę oraz opóźnienia wyników biznesowych.
Źródło: AIHRFAQ - koszt wakatu i nieobsadzonego stanowiska
Ostatnia aktualizacja: 21.09.2026