Co sprawdzić razem z ROI szkolenia?
Zwrot ze szkolenia zależy nie tylko od ceny kursu. Przy planowaniu programu warto znać pełny koszt czasu pracowników oraz koszt zatrudnienia, bo właśnie te elementy wpływają na ekonomiczną wartość czasu przeznaczonego na naukę.
Jak obliczyć ROI szkolenia pracowników?
ROI szkolenia porównuje finansową wartość korzyści przypisanych programowi z jego pełnym kosztem. AIHR i SHRM opisują podstawową zasadę w ten sam sposób: od korzyści odejmujesz koszt inwestycji, a następnie wynik dzielisz przez koszt i mnożysz przez 100%.
ROI równe 0% oznacza, że korzyści pokryły inwestycję. ROI 40% oznacza, że po odzyskaniu kosztu programu pozostała korzyść netto odpowiadająca 40% wartości inwestycji.
Pełny koszt szkolenia to więcej niż faktura za kurs
Do inwestycji można zaliczyć koszt trenera lub platformy, materiały, dojazdy, narzędzia oraz czas HR, L&D i managerów. Bardzo ważny jest również czas uczestników - kilka godzin szkolenia dla dużej grupy może być istotnym kosztem nawet wtedy, gdy sam webinar jest bezpłatny.
Kalkulator wycenia czas uczestników jako: liczba osób × godziny na osobę × koszt jednej godziny pracy.
Jak wycenić korzyści po szkoleniu?
Najłatwiej wykorzystać efekty, które da się przełożyć na pieniądze: oszczędność czasu, mniej błędów i reklamacji, mniejsze zużycie materiału, dodatkową marżę, skrócenie procesu, wzrost przepustowości albo ograniczenie kosztów zewnętrznych.
Jeśli szkolenie wpływa na sprzedaż, sam wzrost przychodu zwykle nie jest jeszcze pełną korzyścią ekonomiczną. Bezpieczniej użyć marży lub wartości po odjęciu kosztów bezpośrednich.
Wskazówka od KalkulatorXXL
Nie przypisuj szkoleniu automatycznie 100% poprawy wyniku. Jeśli w tym samym czasie zmieniły się narzędzia, ceny, proces, skład zespołu albo sezonowość, ustaw niższy procent przypisania. Ten jeden parametr potrafi zmienić wynik ROI bardziej niż sama cena kursu.
Po co współczynnik „efekt przypisany szkoleniu”?
Wyniki biznesowe prawie nigdy nie zależą od jednego czynnika. Jeśli po szkoleniu produktywność wzrosła o 100 000 zł, ale analiza wskazuje, że około 70% zmiany można przypisać programowi, do ROI trafia 70 000 zł, a nie pełne 100 000 zł.
Takie podejście pomaga oddzielić wpływ szkolenia od zmian niezależnych od programu. Można wykorzystać m.in. grupę kontrolną, trend historyczny, dane przed/po, ocenę ekspertów lub konserwatywny współczynnik przypisania.
ROI a Benefit/Cost Ratio - dlaczego wyniki są inne?
Benefit/Cost Ratio dzieli korzyści przez koszty. Wynik 1,40× oznacza 1,40 zł korzyści brutto na każdą 1 zł kosztu. ROI odejmuje najpierw inwestycję, dlatego przy BCR 1,40× ROI wynosi 40%.
Oba wskaźniki opisują ten sam program z innej perspektywy i warto prezentować je razem.
Jak interpretować ujemne ROI szkolenia?
Ujemny wynik oznacza, że w wybranym okresie przypisane szkoleniu korzyści są niższe od pełnego kosztu programu. Nie musi to automatycznie oznaczać, że szkolenie było niepotrzebne - część efektów może pojawić się później albo być trudna do wyceny.
Dlatego przed pomiarem warto ustalić horyzont analizy i konkretne KPI biznesowe. Inny okres dla każdego programu utrudnia sensowne porównania.
Najczęstsze błędy przy liczeniu ROI szkolenia
- Pomijanie kosztu czasu uczestników i osób organizujących szkolenie.
- Przypisywanie programowi całego wzrostu wyniku bez izolacji innych czynników.
- Wpisywanie przychodu zamiast marży lub innej wartości ekonomicznej.
- Liczenie tej samej korzyści jednocześnie jako produktywności i oszczędności.
- Porównywanie programów o różnych okresach pomiaru i innej metodologii kosztów.
- Traktowanie zadowolenia uczestników jako finansowego ROI.
Źródła i metodologia
Opis sposobów mierzenia zwrotu ze szkoleń, kosztów programu, korzyści biznesowych oraz podstawowego wzoru ROI.
Źródło: AIHRMateriał o mierzeniu finansowych korzyści programów rozwojowych względem kosztu inwestycji.
Źródło: SHRMMetodologia rozróżniająca Benefit/Cost Ratio i ROI oraz opisująca korzyści netto programu w relacji do jego kosztów.
Źródło: ROI Institute