Co warto policzyć przed ustaleniem ceny dla klienta?
Pełny koszt wykonania zlecenia jest punktem wyjścia do wyceny, ale nie powinien być mylony z ceną sprzedaży. Firma musi pokryć nie tylko chemię i paliwo, ale też czas ludzi, zużycie maszyn i koszty związane z samym wyjazdem. Dopiero po zsumowaniu tych pozycji można świadomie zdecydować, jaka cena zapewnia zakładany zysk.
Dlaczego koszt zlecenia to więcej niż chemia i paliwo?
W małych usługach czyszczących łatwo patrzeć przede wszystkim na koszt preparatu i przejazdu. Tymczasem największą pozycją często jest praca ludzi. Jeśli dwóch pracowników spędza u klienta trzy godziny, a dodatkowo pół godziny przygotowuje sprzęt i godzinę jedzie, firma zużywa nie 4,5 godziny pracy, lecz 9 roboczogodzin. To właśnie roboczogodziny pokazują pełny nakład zespołu.
Do tego dochodzi sprzęt. Ekstraktor, odkurzacz, szorowarka czy osuszacz nie są bezkosztowe tylko dlatego, że zostały już kupione. Urządzenia tracą wartość, wymagają części, filtrów, serwisu, przewodów i napraw. W kalkulacji wewnętrznej można ująć te koszty jako orientacyjny koszt jednej godziny użytkowania sprzętu.
Trzecia grupa to koszty niewidoczne w samym procesie czyszczenia: załadunek auta, rozładunek, parkowanie, opłaty drogowe, jednorazowe zabezpieczenia, rękawice, worki, folie oraz czas potrzebny na zakończenie i uporządkowanie zlecenia. Pominięcie kilku małych pozycji na jednym zleceniu może nie wyglądać groźnie, ale przy kilkudziesięciu realizacjach miesięcznie zaczyna istotnie obniżać wynik firmy.
Jak liczyć robociznę: godziny zegarowe a roboczogodziny
Godzina pracy dwuosobowego zespołu to dwie roboczogodziny. Jeśli zlecenie trwa trzy godziny u klienta, dwóch pracowników generuje 6 rbh. Gdy dojdzie wspólny czas przygotowania 0,5 h i przejazdu 1 h, każdy pracownik jest zaangażowany przez 4,5 h, a zespół łącznie przez 9 rbh.
Do kalkulatora wpisuj pełny koszt jednej roboczogodziny dla firmy. Sama stawka wypłacana pracownikowi nie obejmuje wszystkich kosztów zatrudnienia. W zależności od formy współpracy mogą dochodzić składki, urlopy, nieproduktywny czas pracy, odzież, szkolenia lub inne koszty.
Jeżeli część przygotowania wykonuje tylko jedna osoba, a nie cały zespół, dokładniejsza kalkulacja wymaga rozpisania czasu oddzielnie. Ten kalkulator przyjmuje prosty i bezpieczny wariant, w którym podany czas przygotowania oraz przejazdu dotyczy każdego członka zespołu.
Dojazd: koszt samochodu i koszt czasu to dwie różne pozycje
Kilometrówka wewnętrzna firmy powinna odzwierciedlać zużycie samochodu: paliwo lub energię, serwis, opony, ubezpieczenie, amortyzację i pozostałe koszty eksploatacyjne. Jeśli klient mieszka 18 km od bazy i jest jedna wizyta, firma przejeżdża 36 km. Przy stawce 1,20 zł/km daje to 43,20 zł kosztu pojazdu.
To jednak nie zastępuje kosztu czasu ludzi. Jeżeli przejazd zajmuje godzinę łącznie, a w aucie jedzie dwóch pracowników, do robocizny dochodzą dwie dodatkowe roboczogodziny. Właśnie dlatego „darmowy dojazd” w ofercie marketingowej nie oznacza zerowego kosztu wykonania dla firmy.
Przy dwóch wizytach — np. osobnym odbiorze i późniejszym dowozie albo konieczności powrotu po dodatkowym etapie — kalkulator mnoży trasę tam i z powrotem przez liczbę wizyt. Parking i opłaty drogowe dodawane są osobno, ponieważ nie zależą liniowo od liczby kilometrów.
Wskazówka od KalkulatorXXL
Nie ustalaj ceny na podstawie samego czasu widocznego dla klienta. Jeżeli usługa trwa u niego trzy godziny, ale zespół spędza kolejne dwie na przygotowaniu, przejeździe i zakończeniu, koszt robocizny powstaje przez cały ten czas. Przy dwóch osobach różnica między „3 godziny usługi” a „5 godzin zaangażowania” oznacza aż cztery dodatkowe roboczogodziny.
Warto też osobno kontrolować koszt chemii. Przy produktach w koncentracie cena kanistra niewiele mówi o koszcie konkretnego zlecenia. Pomocne są kalkulatory wydajności opakowania chemii i rozcieńczania 1:x.
Jak uwzględniać sprzęt i amortyzację w pojedynczym zleceniu?
Najprostsza metoda to ustalenie orientacyjnego kosztu jednej godziny pracy urządzenia. Można w nim ująć amortyzację zakupu, planowany serwis, części eksploatacyjne, przewidywane naprawy i zużycie akcesoriów przypisanych bezpośrednio do urządzenia. Jeśli ekstraktor kosztuje kilka tysięcy złotych i ma pracować przez setki lub tysiące godzin, część jego ceny powinna wracać w każdym zleceniu.
Nie musi to być księgowa amortyzacja. W kalkulacji operacyjnej chodzi o odpowiedź na prostsze pytanie: ile średnio kosztuje firmę godzina utrzymania tego sprzętu w gotowości do pracy. Jeśli przyjmiesz 8 zł/h i urządzenie pracuje trzy godziny, koszt sprzętowy zlecenia to 24 zł.
Jeśli używasz kilku drogich urządzeń jednocześnie, możesz zsumować ich stawki godzinowe i wpisać wynik jako koszt sprzętu na godzinę. Dla drobnych narzędzi i akcesoriów wygodniejsze może być przeniesienie ich do pozycji „inne koszty zlecenia”.
Po co dodawać rezerwę kosztową?
Nie każde zlecenie przebiega dokładnie według planu. Mogą pojawić się trudniejsze plamy, większa chłonność materiału, dodatkowe płukanie, przestawianie mebli, oczekiwanie na dostęp do pomieszczenia albo krótka poprawka. Rezerwa nie powinna zastępować dokładnego liczenia kosztów, ale może chronić kalkulację przed typowymi drobnymi odchyleniami.
Przy rezerwie 5% i bazowym koszcie 459,20 zł bufor wynosi 22,96 zł. Pełny koszt do dalszej wyceny to wtedy 482,16 zł. Jeśli Twoja firma ma bardzo stabilne, powtarzalne zlecenia, możesz ustawić rezerwę na 0%. Jeśli prace są nieprzewidywalne, sensowniejsze może być osobne liczenie ryzyka dla każdej grupy usług.
Rezerwa kosztowa nie jest zyskiem. To nadal element kalkulowanego kosztu wykonania. Marża lub narzut powinny zostać dodane dopiero do pełnego kosztu, zgodnie z polityką cenową firmy.
Przykład: jak powstaje pełny koszt zlecenia
Załóżmy dwuosobowy zespół. Praca u klienta trwa 3 h, przygotowanie i zakończenie 0,5 h, a przejazd 1 h. Każda osoba jest więc zaangażowana przez 4,5 h. Łącznie daje to 9 rbh. Przy pełnym koszcie 38 zł/rbh robocizna wynosi 342 zł.
Chemia kosztuje 18 zł, materiały jednorazowe 12 zł, a trzy godziny użytkowania sprzętu po 8 zł/h dają 24 zł. Trasa 18 km w jedną stronę oznacza 36 km, czyli 43,20 zł przy koszcie samochodu 1,20 zł/km. Inne koszty wynoszą 20 zł. Suma przed rezerwą to 459,20 zł.
Po dodaniu 5% rezerwy otrzymujemy około 482,16 zł pełnego kosztu wykonania. Jeśli powierzchnia zlecenia wynosi 50 m², koszt własny to około 9,64 zł/m². Ta stawka nadal nie jest ceną dla klienta, ponieważ nie zawiera marży ani narzutu.
Czego ten kalkulator celowo nie dolicza?
Kalkulator nie ustala marży, narzutu ani ceny sprzedaży. Nie dolicza też automatycznie VAT, ponieważ VAT dotyczy rozliczenia ceny sprzedaży, a nie samego kosztu wykonania w tej uproszczonej kalkulacji. Nie wyznacza również stawek rynkowych — wszystkie koszty wpisujesz według własnej firmy.
Nie rozdziela kosztów stałych firmy takich jak biuro, księgowość, reklama, abonamenty czy magazyn. Jeśli chcesz, możesz część tych kosztów ująć w pełnym koszcie roboczogodziny albo dopisać orientacyjną kwotę do „innych kosztów zlecenia”. Ważne, aby stosować tę samą metodę konsekwentnie i nie policzyć tej samej pozycji dwa razy.
Wynik najlepiej traktować jako koszt bazowy do dalszej wyceny. Następny krok to ustalenie ceny, która pokryje wszystkie koszty i zostawi oczekiwany wynik firmy.
Powiązane materiały i kalkulatory
Jeżeli chcesz rozwinąć obliczenie albo przejść do kolejnego etapu, skorzystaj z poniższych materiałów.
FAQ - koszt zlecenia czyszczenia
Ostatnia aktualizacja: 19.09.2026